Wat kost de salarisadministratie uitbesteden?

Werkgevers vergelijken vaak het uitbesteden van de salarisadministratie of het juist in eigen beheer uitvoeren. Wat kost het uitbesteden en wat zijn de overwegingen? In dit artikel nemen we niet alleen de kosten onder de loep, maar duiken we juist in de valkuilen van outsourcing. En we vergelijken het met het inhuren van een eigen salarisadministrateur – voor kleine, middelgrote én grote organisaties.

 

Waarom uitbesteden?

Verschillende bedrijven kiezen er voor om de salarisadministratie uit te besteden omdat het hen direct ontzorgt op het gebied van capaciteit én expertise, zonder dat ze zelf hoeven te investeren in dure software of gespecialiseerde medewerkers. Vooral organisaties met wisselende piekmomenten – denk aan seizoensgebonden bedrijven of projectorganisaties – waarderen de flexibiliteit van een externe partner.

Ook kleinere mkb-bedrijven zonder eigen HR-afdeling of startups, geven geregeld de voorkeur aan outsourcing: zij kunnen met eenn vaste maandelijkse fee profiteren van up-to-date kennis over wet- en regelgeving en de zekerheid dat deadlines altijd gehaald worden. Grotere organisaties met complexe internationale payroll-structuren kiezen er soms voor om bepaalde onderdelen uit te besteden, zodat hun interne salarisadministratie team zich kan richten op strategische HR-vraagstukken.

 

Wanneer niet uitbesteden?

Bedrijven met een stabiele personeels­omvang en daarbinnen weinig piekperiodes zijn vaak beter af met een interne oplossing. Denk aan organisaties met een eigen (kleine) HR-afdeling die al processen, systemen en kennis op orde hebben: voor hen wegen de overgangskosten en het verlies van directe controle zwaarder dan de flexibiliteit van een externe partij. Naarmate bedrijven groter worden en een eigen HR afdelingen hebben, wordt het steeds interessanter om zelf een salarisadministrateur in te huren.

Ook bedrijven met strikte privacy- of compliance-eisen, bijvoorbeeld in de zorg of financiële sector, kiezen soms bewust voor een in-huis team om gevoelige data volledig binnen de organisatie te houden. En als salarisadministratie voor jullie juist een strategisch instrument is—denk aan uitgebreide managementrapportages of nauw samenwerkende HR- en finance-teams—dan zorgt een eigen specialist voor kortere lijntjes en snellere besluitvorming. In bovenstaande gevallen biedt een interne salarisadministratie vaak grotere voordelen.

 

Welke prijsmodellen zijn er? De kosten op een rij:

Er zijn grofweg drie modellen in de markt: 

1. Vaste prijs per medewerker
   Helder en overzichtelijk. Vaak inclusief standaarddiensten zoals loonstroken, jaaropgaven en meldingen. 

2. All-in abonnement
   Een bundel met een x-aantal medewerkers of mutaties. Fijn voor wat grotere organisaties, maar let goed op het meerwerk. 

3. Uurtarief basis
   Voor extra advies of specialistische vragen. Denk aan tarieven tussen de €75 en €150 per uur. 

De meeste leveranciers combineren deze modellen. Wat voor jou werkt, hangt af van je teamgrootte, complexiteit en hoeveel grip je wilt op je kosten.

Wat bepaalt de prijs nog meer? 

Niet elke organisatie betaalt hetzelfde. Dat zit zo: 

• Aantal medewerkers – Meer loonstroken = meer werk. Maar ook: hoe groter je team, hoe lager vaak de prijs per medewerker. 

• Complexe (CAO) regelingen – Denk aan bonussen, pensioenkeuzes of internationale payroll. Dat vraagt net wat meer aandacht (en dus budget). 

• Aantal mutaties – Elke wijziging, zoals een nieuwe collega of salarisaanpassing, telt mee. 

• Systeemintegratie – Koppelingen met je HR- of ERP-systeem kosten initieel meer, maar besparen daarna tijd én fouten. 

• Serviceniveau – Wil je enkel verloning of ook advies, rapportages en support? Dat maakt verschil. 

Richtprijzen: wat mag je ongeveer verwachten?

Bedrijfsgrootte	Per medewerker p/m	All-in pakket p/m	Implementatie (eenmalig)
Klein MKB (<25)	€12 – €20	€250 – €500	€500 – €2.000
Middelgroot (25–200)	€8 – €15	€500 – €1.500	€2.000 – €5.000
Groot bedrijf (>200)	€5 – €10	€1.500 – €5.000	€5.000 – €15.000

Onze tip? Vraag altijd om een gedetailleerde offerte. En vergelijk niet alleen de prijs, maar ook het serviceniveau en verborgen kosten zoals licenties of trainingen.

Wat komt er nog bovenop? 

Soms zijn er extra kosten die je niet in de offerte terugziet: 

• Setup/implementatie – Denk aan migratie, koppelingen en overleguren. 

• Softwarelicenties – Niet elk pakket is inbegrepen. 

• Extra diensten – Bijvoorbeeld voor advies bij reorganisaties of internationale payroll. 

• Support & training – Wil je jouw team zelf leren werken met het systeem? Plan daar dan ook budget voor in. 

 

Hoe kies je de juiste partner? 

Let bij je keuze op volledige transparantie in de kostenopbouw, zodat je precies weet waar je voor betaalt. Controleer daarnaast de referenties en certificeringen van de dienstverlener: positieve reviews en erkende kwaliteitskeurmerken vormen belangrijke aanwijzingen voor betrouwbaarheid. Kies een partner die met je organisatie mee kan groeien, zodat je flexibel blijft bij uitbreiding of krimp van je personeelsbestand. Zorg voor heldere afspraken in een Service Level Agreement om misverstanden te voorkomen, en let tenslotte op de gebruiksvriendelijkheid van de software, zodat je altijd een duidelijk en actueel overzicht hebt van je payroll-processen.

 

Is het het waard? Waarom uitbesteden niet altijd de beste optie is

Je leest geregeld over tijdwinst en kosten die het zou besparen, maar in de praktijk kan dit anders uitpakken:

1. Verborgen kosten
   Setup- en implementatietrajecten zijn vaak omvangrijker dan verwacht. Softwarelicenties, extra uren bij piekdrukte en support buiten kantoortijden komen er vaak bovenop. Bovendien bestaat de meerwaarde van een salarisadministrateur uit meer dan het alleen uitdraaien van loonstroken.

2. Minder inzicht en controle
   Minder toegang tot dossiers en rapportages. Rapportages zijn vaak generiek; maatwerk kost extra.

3. Trage respons bij wijzigingen
   Een mutatie – zoals een salarisaanpassing of nieuwe werknemer – belandt vaak in een ticketing­systeem. Ook dringende vragen kunnen vertraging oplopen, waardoor je zelf toch weer moet ingrijpen.

4. Kennisverlies binnen je organisatie
   Wet- en regelgeving wordt weliswaar opgevolgd, maar de kennis zit bij de dienstverlener, niet in je eigen team. Salarisadministrateurs vervullen immers een reeks aan belangrijke functies binnen een organisatie die centraal staan voor medewerkers: salarissen, bonussen, personeelskosten en aanvullende financiële voorwaarden. Interne leertrajecten en proceskennis ontwikkelen niet binnen het bedrijf.

 

Kortom: uitbesteden is soms goedkoper op papier, maar levert minder grip, minder snelheid en minder interne kennisontwikkeling op een belangrijk bedrijfsonderdeel. 

 

Uitbesteden kan op korte termijn aantrekkelijk lijken, maar levert vaak meer in op gebied van controle, strategie en flexibiliteit. Salarisadministratie personeel inhuren levert daarin tegen juist meer autonomie, inzicht, kennisopbouw en direct resultaat op.

• Klein MKB: kies voor uitbesteden zolang de organisatie klein is met beperkte inhouse HR capaciteiten en de salarisopzet relatief simpel is.

• Middelgroot: begin met een vaste kracht of parttime interim salarisadministrateur. Bij snelgroeiende bedrijven kan je daarnaast ook gemakkelijker opschalen met (parttime) interim professionals.

• Groot: bouw intern kennis op met (een team van) salarisadministrateurs en schakel bij pieken extra expertise in.

 

 

Recruitment via Strictly People: Zowel interim als vaste salarisadministrateurs in ons netwerk

Wil je wél controle houden en snel schakelen? Met het inhuren van een eigen salarisadministrateur via Strictly People krijg je:

• Volledige transparantie: directe lijnen, snel schakelen en binnenhalen van geschikte kandidaten.

• Flexibele inzet: interim of vast, van 8 tot 40 uur per week. Je kiest zelf de impact.

• Salarisadministratie experts: Wij werken al 20 jaar in de salarisadministratie recruitment.

• Snelle doorlooptijd: met onze Next Level Profiler vinden we in 95% van de gevallen binnen dagen de perfecte match.

 

Dát is pas een goed gevoel. Neem direct contact op voor de mogelijkheden!