Alle sollicitaties via video. Dit moet je als werkgever weten

Nu we ons allemaal netjes houden aan de richtlijnen rondom het coronavirus ben je als werkgever misschien wel genoodzaakt om sollicitatiegesprekken in een andere vorm te voeren. Via een videocall bijvoorbeeld. We verzamelden onze beste tips voor onze klanten en andere werkgevers, zodat sollicitatieprocedures in deze tijden gewoon door kunnen gaan en over een aantal weken de juiste mensen van start kunnen binnen jouw organisatie. 

Vind een geschikte app
Voor het voeren van videogesprekken zijn er veel apps beschikbaar. Bij Strictly People maken we veelvuldig gebruik van Whereby, een app die zeer eenvoudig en goed werkt voor het voeren van videocalls. Leuk detail: je kunt de ‘meetingroom’ een eigen naam geven en eenvoudig met de kandidaat delen. Maak wel voor elk gesprek een nieuwe ‘meetingroom’ aan. Natuurlijk kun je ook gebruikmaken van WhatsApp, Skype en Facetime, maar voor deze opties moet de kandidaat wel een account hebben. Bij Whereby is dat niet nodig.
Zorg er vervolgens voor dat de kandidaat of je gesprekspartner de gegevens/link heeft. Stem even af wie de ander uitnodigt voor de start van het gesprek of hoe de start van het gesprek in zijn werk gaat.

Test, 123, test
Zorg ervoor dat alles werkt voordat je het gesprek ingaat. Oefen een videogesprek dus even met een collega. Test je microfoon, je verbinding en het geluid. Kijk even of je de instellingen van je microfoon bijvoorbeeld kunt aanpassen als deze niet goed functioneert. Het komt zeer onprofessioneel over als je deze zaken niet op orde hebt. Voer je het videogesprek met een collega vanaf kantoor? Zorg dan dat jullie beide gezichten goed in beeld zijn. En voor een videocall vanaf huis nog een laatste tip: test even het beeld en zorg er van tevoren voor dat alle irrelevante zaken uit beeld zijn. Dus zet die wasmand eventjes aan de kant.

Lichaamstaal
Echt oogcontact maken zit er niet in bij een videocall, maar je kunt dit zoveel mogelijk nabootsen door in de richting van de camera te kijken. Weersta de verleiding van het kijken naar je eigen afbeelding op het scherm. Zorg er daarnaast voor dat zowel jij als de kandidaat een groot deel van het bovenlichaam in beeld hebben. Zo kun je ook naar de lichaamstaal kijken. En vergeet niet te lachen!

Soepele communicatie
Communicatie via videobellen is nu eenmaal iets lastiger dan in live gesprekken. Er kan soms enige vertraging of ruis op de lijn zitten en reageren op elkaar werkt net iets minder soepel. Bereid het gesprek dus goed voor. Neem aan het begin van het gesprek de gespreksonderwerpen even door en houd je aan een duidelijke structuur. Leg de kandidaat ook even uit dat communiceren net iets lastiger gaat en vragen en antwoorden en vragen zo concreet mogelijk kunnen blijven. Schroom niet om een kandidaat te stoppen als deze te lang uitwijdt over een bepaald onderwerp. Normaal kun je je lichaamstaal hiervoor inzetten, nu zul je bepaalde zaken toch met woorden moeten oplossen.

Virtuele rondleiding
Werk je wel vanuit kantoor, maar voer je gesprekken via video? Bekijk dan of je de kandidaat een virtuele rondleiding door het kantoor kunt geven. Dit geeft de kandidaat een veel betere indruk van de werkomgeving. Reserveer de tijd voor de virtuele rondleiding in je gesprekstijd en geef dit ook aan het begin van het gesprek aan.

Zoals altijd
Vergeet de ‘gewone’ zaken niet: zet je telefoon op stil, zorg ervoor dat je in een ruimte zit waar je niet gestoord wordt (ook niet door kinderen en huisdieren) en zorg ervoor dat je pen, papier, het uitgeprinte cv en een glas water bij de hand hebt.

Onzekerheid bij de kandidaat
Besef dat dit gesprek niet iets van jou vraagt, maar vooral ook spannend is voor de kandidaat. Om te voorkomen dat deze videosollicitatie het verdere proces in de weg staat raden we je aan om aan het begin van het gesprek duidelijk te krijgen welke onzekerheden de kandidaat heeft bij het videobellen. Check even of alles goed werkt bij de kandidaat en of je goed verstaanbaar bent. Daarnaast raden we je aan een aantal vragen aan de kandidaat te stellen:

• heb je twijfels over zaken die je nu niet inzichtelijk hebt omdat we het gesprek via video voeren?
• stel: we doen je een aanbieding. Zou je in deze weken je huidige baan op kunnen zeggen?
• heb je op een later moment behoefte aan een rondleiding op ons kantoor?

Recording, on!
Een groot voordeel van een videogesprek is dat deze eenvoudig op te nemen is, zodat je deze eventueel kunt terugkijken. Vraag wel goedkeuring vooraf aan je kandidaat om het videogesprek op te mogen nemen en geef aan waar je de opname voor gaat gebruiken.

Kunnen we je helpen met meer tips rondom het coronavirus en solliciteren? We helpen je graag verder. Neem contact met ons op via info@strictlypeople.nl of open de chat hieronder om je vragen beantwoord te krijgen. Ook in deze tijden van corona helpen we onze klanten en kandidaten graag zo goed mogelijk verder. Strictly People: altijd een goed gevoel.